Kontrola wzoru, zanim wpiszesz w niego swoje dane
Znalezienie wzoru trwa minutę, a jego sprawdzenie kilka. To najlepiej zainwestowany czas w całym pisaniu, bo błąd popełniony na tym etapie wraca później jako prośba o uzupełnienie, brak odpowiedzi albo odpowiedź nie na temat.
Poniższa kolejność sprawdza się przy większości pism. Nie każdy punkt dotyczy każdej sprawy, ale warto przejść je świadomie, zamiast odkrywać brak w chwili wysyłki.
Krok 1. Ustal, skąd pochodzi wzór
Jeżeli odbiorca pisma udostępnia własny druk, formularz albo elektroniczną usługę, one mają pierwszeństwo przed jakimkolwiek wzorem znalezionym gdzie indziej. W części spraw złożenie na własnym formularzu jest po prostu wymagane, a w pozostałych i tak skraca obieg.
Gdy odbiorca nie publikuje wzoru, patrz na to, kto opublikował ten, który masz: instytucja, organizacja zajmująca się daną dziedziną, serwis zbierający dokumenty, a może przypadkowa strona bez wskazania autora. Im mniej wiadomo o źródle, tym uważniej trzeba czytać.
Krok 2. Sprawdź, czy wzór pasuje do twojej sprawy
Ten sam problem można czasem załatwić na kilka sposobów, a każdy ma inne pismo: inaczej wygląda zgłoszenie wady, inaczej odstąpienie od umowy, inaczej wniosek o zmianę warunków. Wzór o poprawnej budowie może opisywać inny tryb niż ten, który jest w twojej sytuacji dostępny.
Zwróć uwagę też na etap sprawy. Pismo pierwsze i pismo po otrzymaniu stanowiska odbiorcy różnią się treścią, choćby układ miały identyczny.
Krok 3. Wybierz jeden wariant
Wzory bywają publikowane z kilkoma wersjami zdań na wybór, oddzielonymi ukośnikami, albo z dopiskiem, co zrobić w innej sytuacji. Wybierz jedną ścieżkę i usuń resztę. Pismo, w którym zostały dwa sprzeczne żądania albo oba warianty naraz, nie daje się wykonać i zwykle wraca z pytaniem.
Krok 4. Usuń ślady po cudzej sprawie
Cudze nazwiska, przykładowe adresy, numery umów z opisu, miejscowość autora wzoru, a czasem cała data — to najczęstsze pozostałości. Zdarzają się też subtelniejsze: forma gramatyczna dopasowana do innej osoby albo zdanie zakładające sytuację, która ciebie nie dotyczy.
Krok 5. Oceń aktualność
Nazwy instytucji się zmieniają, sposoby składania dokumentów też, a część wzorów powołuje się na przepisy w brzmieniu sprzed nowelizacji. Jeśli wzór odwołuje się do konkretnego przepisu, sprawdź jego aktualny tekst w oficjalnym publikatorze albo usuń odwołanie i opisz sprawę faktami.
Krok 6. Uważaj na cudze dane osobowe
Do pisma dołącza się tylko te dokumenty, które są potrzebne w sprawie. Jeżeli w załączniku widnieją dane osób postronnych, zastanów się, czy odbiorca rzeczywiście musi je poznać. Nadmiar informacji nie wzmacnia pisma, a bywa kłopotliwy dla osób, których dotyczy.
Krok 7. Przeczytaj pismo jak odbiorca
Przeczytaj gotowy tekst od początku, udając, że nie znasz sprawy. Sprawdź trzy rzeczy: czy wiadomo, kto pisze, czy wiadomo, czego chce, i czy da się to wykonać bez dopytywania. Jedno żądanie, konkretne daty, spokojny ton — w piśmie działa lepiej niż długie wyliczanie krzywd.
Pomaga wydruk albo czytanie na głos: oko przyzwyczajone do ekranu pomija literówki i zdania, które zostały z wzoru.
Krok 8. Zapisz własną kopię
Zachowaj wersję dokładnie w takim brzmieniu, w jakim wysyłasz, razem z listą załączników. Kiedy sprawa się przeciąga albo trzeba napisać drugie pismo, własna kopia jest jedynym wiarygodnym punktem odniesienia. Trzymaj ją tam, gdzie znajdziesz ją za pół roku, nie tylko w skrzynce nadawczej.
Kiedy odłożyć wzór na bok
Szablon dobrze służy w sprawach powtarzalnych i opisanych. Gorzej radzi sobie tam, gdzie sprawa ma nietypowy przebieg, biegnie termin, w grę wchodzi większa kwota albo druga strona ma już swoje stanowisko na piśmie. W takich sytuacjach sensowniej jest skonsultować treść z prawnikiem, a wymagania formalne potwierdzić bezpośrednio u odbiorcy.